ข้อดีของระบบสแกนเก็บเอกสารเป็นไฟล์ดิจิทัล
สำหรับใครที่ทำงานอยู่ในตำแหน่งที่ต้องมีการจัดการเอกสารจำนวนมากมายในแต่ละวัน น่าจะเข้าใจดีถึงความยุ่งยากและการที่ต้องเสียเวลาไปมาก จนแทบจะไม่มีเวลาไปทำงานในส่วนอื่น ๆ โดยเฉพาะใครที่ต้องคอยสแกนเอกสารเพื่อเก็บเข้ามาเป็นไฟล์ ยิ่งมองว่าเป็นเรื่องที่เสียเวลาอย่างยิ่ง วันนี้เราจะพามารู้จักกับระบบสแกนเก็บเอกสารเป็นไฟล์ดิจิทัล ระบบที่จะเข้ามาช่วยให้การทำงานเอกสารเป็นเรื่องง่าย และช่วยให้พนักงานมีเวลาไปทำงานในส่วนอื่น ๆ ที่สำคัญได้อีกมากมาย ติดตามกันได้เลย
ระบบสแกนเก็บเอกสารเป็นไฟล์ดิจิทัล คืออะไร
แต่ก่อนนี้เราอาจคุ้นเคยกับงานเอกสารในรูปแบบกระดาษ ที่มีปริมาณมากมายมหาศาล ยิ่งงานเยอะ ข้อมูลเยอะ เอกสารก็ยิ่งเพิ่ม ซึ่งเอกสารในรูปแบบกระดาษนั้นมาพร้อมกับข้อจำกัดมากมาย ทั้งพื้นที่จัดเก็บที่เปลืองพื้นที่ในออฟฟิศ ปัญหาฝุ่นละออง ปัญหาเอกสารฉีกขาดและเสื่อมสภาพ ปัญหาข้อมูลสูญหาย เอกสารไม่ครบ ข้อมูลรั่วไหล และอีกสารพัดปัญหาที่บรรดาคนทำงานรู้กันดี แต่ในปัจจุบันนี้ปัญหาเหล่านั้นจะเริ่มหมดไป เพราะด้วยเทคโนโลยีที่พัฒนา ทำให้งานเอกสารรูปแบบกระดาษได้แปรเปลี่ยนไปเป็นรูปแบบไฟล์ดิจิทัล แต่ก่อนที่จะเปลี่ยนไปเป็นไฟล์ดิจิทัลได้นั้น อันดับแรกก็จะต้องมีการใช้ ระบบสแกนเก็บเอกสารเป็นไฟล์ดิจิทัล ที่ทำหน้าที่สแกนเอกสารในรูปแบบกระดาษ ไม่ว่าจะเป็นข้อความหรือรูปภาพ ให้กลายเป็นไฟล์ดิจิทัล เพื่อนำไปจัดเก็บลงบนคอมพิวเตอร์หรือระบบคลาวด์ และสามารถทำงานร่วมกันผ่านออนไลน์ได้แบบง่าย ๆ ไม่ต้องสิ้นเปลืองพื้นที่การจัดเก็บกองกระดาษในออฟฟิศอีกต่อไป และไม่ต้องกลัวว่าเอกสารจะปลิวหายหรือฉีกขาดอีกด้วย
ข้อดีของระบบสแกนเก็บเอกสารเป็นไฟล์ดิจิทัล
1. ประหยัดเวลาทำงาน
จากที่เคยต้องเสียเวลาจัดการเอกสารในรูปแบบกระดาษ ปัญหานี้จะหมดไปเมื่อใช้ระบบสแกนเก็บเอกสารเป็นไฟล์ดิจิทัล ที่จะเข้ามาช่วยให้การจัดการกับเอกสารจำนวนมหาศาลกลายเป็นเรื่องที่สะดวก ง่าย และรวดเร็วยิ่งขึ้น
2. เพิ่มความปลอดภัย
เอกสารที่อยู่ในรูปแบบกระดาษนั้น มักมีปัญหาสูญหายได้ง่าย และยังมีโอกาสที่จะเกิดปัญหาข้อมูลรั่วไหลในระหว่างการส่งต่อกระดาษ แต่ระบบสแกนเก็บเอกสารเป็นไฟล์ดิจิทัลนั้น สามารถกำหนดสิทธิ์ของผู้ใช้งานได้ ทำให้งานที่เป็นความลับ จะถูกจำกัดไว้เฉพาะคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงเท่านั้น
3. ทำงานง่ายขึ้น
เมื่อเอกสารอยู่ในรูปแบบออนไลน์ ก็จะช่วยให้การทำงานร่วมกันระหว่างฝ่ายต่าง ๆ กลายเป็นเรื่องง่าย ไม่ว่าฝ่ายไหนก็เข้ามาเช็กเอกสารและจัดการได้ ทั้งยังสามารถติดตามประวัติการเข้าถึงและดูการแก้ไขได้ตลดเวลาอีกด้วย
และทั้งหมดนี้ก็คือข้อดีที่น่าสนใจของระบบสแกนเก็บเอกสารเป็นไฟล์ดิจิทัล ที่จะเข้ามาเปลี่ยนการทำงานในรูปแบบเดิม ๆ ให้กลายเป็นเรื่องง่ายและทันสมัย บอกเลยว่าองค์กรยุคใหม่ที่อยากเติบโตว่องไว ต้องรีบหาโปรแกรมนี้มาใช้กันหน่อยแล้ว
